Ви вже найімовірніше відвідували віртуальні івенти. Прикладами віртуальних подій є онлайн-конференції, майстер-класи чи турніри. Замість того, щоб приходити на них фізично, як у випадку офлайн-зустрічей, учасники можуть під’єднатися до події у режимі онлайн, де б вона не проходила. Існують також гібридні заходи, що поєднують як фізичні події, так і віртуальні світи, що дозволяє учасникам брати участь як особисто, так дистанційно.

Як компанії, так і індивідуальні творці контенту часто обирають цифрові заходи через численні переваги.

1. Глобальна аудиторія. Якщо ви проводите подію онлайн, це спрощує контакт із вами для ваших шанувальників. Ваші прихильники можуть приєднатися, де б вони не перебували.
2. Більше інструментів залучення. При належній організації можете бути впевнені, що жоден відвідувач не залишиться поза увагою. Учасників можна залучати за допомогою опитувань у реальному часі, сесій запитань-відповідей та інших інтерактивних заходів.
3. Гнучкий графік. Життя шалене та непередбачуване, тож аудиторія може не встигнути на вашу подію. Однак щоб вони нічого не пропустили, ви можете викласти відеозапис онлайн-івенту.

Як ми вже згадували раніше, віртуальні заходи – як і будь-які інші – слід ретельно планувати. Ось п’ять порад, на що варто звернути увагу в першу чергу.

Оберіть партнера з технічним досвідом

Щоб провести подію в реальному світі, ви шукаєте організатора заходів, що відповідає за пошук і підготовку локації, створення та надсилання запрошень, хронометраж тощо. Якщо ж ви хочете зібрати аудиторію онлайн, вам потрібна продакшн-компанія, що створює віртуальні події. Співпраця з високотехнологічною продакшн-студією може забезпечити успіх заходу: вона надає технічну підтримку, розв’язує проблеми з віртуальною студією і допомагає з платформою для проведення заходів. Вони також можуть допомогти заздалегідь ідентифікувати потенційні проблеми та надати рекомендації, як покращити враження відвідувачів.

Окрім технічних питань, досвідчений партнер допоможе знайти підхожий формат і поділиться ідеями щодо активностей, які можна провести під час заходу. Наприклад, він запропонує найкращі платформи чи контент під вашу подію.

Фокус на залучення

Найкращий спосіб зробити подію незабутньою – змусити відвідувачів відчути себе активними учасниками. Хоча віртуальні платформи пропонують безліч інструментів для реалізації цієї мети, деякі організатори онлайн-подій забувають про це. Одним зі способів досягнення високого рівня взаємодії з аудиторією є використання інтерактивних інструментів, таких як опитування, сесії запитань-відповідей у режимі реального часу і вбудований чат. Ці інструменти дозволяють відвідувачам брати активну участь у події та надавати зворотний зв’язок у реальному часі.

Крім того, не варто обмежуватися самою лише віртуальною платформою. Використовуйте інші доступні канали, наприклад, соціальні мережі. Придумайте хештег і заохочуйте учасників ділитися враженнями в Instagram, Facebook або Twitter. Можете навіть провести розіграш призів, щоб поширити ідею.

Хронометраж

Подія може затягнутися на години. Будьмо відвертими – це буває виснажливо. Водночас закороткий івент не принесе очікуваних результатів. Тому важливо продумати цікавий формат заходу, додати перерву та заповнити її заздалегідь записаним контентом, щоб віртуальна аудиторія також могла перемкнутися. Крім того, важливо розуміти, де ваша цільова аудиторія перебуває географічно, щоб обрати зручний для неї час.

Простота і доступність для учасників

Якщо ви хочете залучити більше учасників, спростіть доступ до івента. В ідеалі це має бути лише одне посилання, на яке відвідувач має натиснути, щоб перейти до події. Візьміть на замітку: якщо обрати одну з популярних платформ – скоріш за все хтось із ваших учасників уже знається на її функціоналі, тож їм буде простіше розібратися з інтерфейсом. І навпаки, чим менш популярну платформу ви оберете, тим вища ймовірність, що ваші учасники не зможуть розібратися в інтерфейсі та не під’єднаються.

Якщо ви розглядаєте варіант зробити подію приватною, додавши процес реєстрації, переконайтеся, що надали чіткі інструкції стосовно доступу до платформи події та усіх необхідних технологій.

Прорекламуйте подію

Перш ніж організувати шоу, про нього потрібно розповісти. Загалом, щоб залучити більше відвідувачів, потрібно розігріти аудиторію, викликати в неї інтерес і переконатися, що вас почули. Створіть комплексну маркетингову стратегію, що поєднувала б платне та органічне просування. Рекламуйте івент за допомогою різних каналів: використовуйте соціальні мережі, електронну пошту та таргетовану рекламу. Соціальні мережі насправді чудовий союзник – ви можете створювати спеціальні хештеги для подій, ділитися бекстейдж-контентом та довести, що подію варто відвідати. Інфлюенсери у галузі можуть допомогти підвищити впізнаваність івенту, тож дослідіть нішу, щоб знайти підхожих партнерів.

Як тільки віртуальні заходи стали популярними, їх одразу стало дуже багато. Однак разом з цікавими шоу з’явилися і нудні заходи, назву яких навіть складно згадати. Ось деякі з найпоширеніших помилок, які можуть призвести до провалу події.

Одноразовий захід

Залучити нових прихильників через онлайн-подію – чудова ідея. Однак одна справа отримати відвідувачів, а зовсім інша – їх утримати. Тож навіть якщо ви зробили чудову подію – часу спочивати на лаврах у вас нема. Краще одразу взятися до планування наступного віртуального заходу. Ідеальний план – створити серію віртуальних подій, що доповнюють одна одну, пропонуючи безперервний потік цінної інформації та можливостей для спілкування.

Шаблонний формат

Щоб мати успіх, необхідно виділятися з-поміж конкурентів. Створюючи однотипні події, компанія ризикує загубитися посеред мільйонів інших, тож зробіть усе можливе, щоб покращити інтерактивний досвід онлайн-відвідувачів. Наприклад, технологія доповненої реальності зробить подію більш імерсивною.

Забути про збір даних

Збір і аналіз даних мають величезне значення для розуміння поведінки та уподобань відвідувачів і можуть допомогти покращити майбутні події. Онлайн-платформи дозволяють збирати та аналізувати результати події. До речі, зібрати дані під час онлайн-шоу набагато легше, ніж під час заходу в реальному світі. Аналізуйте коментарі в чаті, відстежуйте, коли був піковий момент трансляції, або навпаки, коли саме мав місце спад активності.

Готувати увесь захід самотужки

Навіть якщо ви добре знайомі зі світом традиційних заходів, організація віртуального івенту може виявитися заскладним завданням. Особливо це стосується технічної сторони питання. У цьому випадку варто доручити частину роботи партнерам. Саме тому важливо налагоджувати партнерські стосунки або проконсультуватися з продакшн-компанією, що спеціалізується на віртуальних подіях, щоб забезпечити успіх заходу.

Віртуальні івенти мають ряд переваг, але вимагають ретельного планування та уваги до деталей при проведенні. Щоб організувати успішну віртуальну подію, важливо підтримувати увагу глядачів, дотримуватися термінів, забезпечити легкий доступ, ефективно прорекламувати подію та знайти підрядника, що добре знається на технологіях. Також великим плюсом буде створити не один, а цілу серію заходів. І якщо разом з тим навчитися збирати та аналізувати дані, ви неодмінно досягнете цілей івенту.