Віртуальна подія – це подія, що проводиться онлайн у прямому ефірі, тоді як гібридні події – це фізичні події, до яких також можна долучитися онлайн. По суті, як віртуальні, так і гібридні події дають можливість учасникам приєднатися до шоу, конференції, концерту чи виставки віддалено. Однак у той час, як гібридні події, що проходять у традиційному форматі, дещо обмежені параметрами приміщення, яке відвідує частина учасників, віртуальну можна провести будь-де та у різних місцях одночасно, навіть у метавсесвіті.

Івенти мають багато переваг, однак віртуальні події можуть допомогти перейти на інший рівень та отримати ще більше прибутків.

Гнучкість

Віртуальні івенти дають як організаторам, так і учасникам набагато більше гнучкості, ніж ті, що проводяться у реальному світі: таку подію можна легко масштабувати, дотримуватися розкладу стає простіше тощо. Користувачі можуть вибрати час, коли вони хочуть відвідати онлайн-подію віртуально. На відміну від офлайн-заходів, які зазвичай мають багато обмежень, онлайн-події дають більше свободи.

Попередньо записаний контент

Варто зазначити, що попередньо записаний контент використовується й на офлайн-івентах, однак на віртуальних подіях, наприклад, заздалегідь підготовлені відео чи анімація виглядають набагато цікавіше. Онлайн-платформи для віртуальних подій надають усі інструменти, щоб вписати попередньо записаний контент у рамки цілісної події чи трансляції у прямому ефірі. Вам не доведеться просити відвідувачів звернути увагу на спеціальний пристрій або великий екран, як під час подій у реальному світі, оскільки відмінності між живим і попередньо записаним контентом не відчувається.

Можливості спонсорства

Офлайн-події, будь то конференції чи вебінари, пропонують учасникам нетворкінг та багато інструментів для просування бренду: брендовані стенди, рекламні ролики на екранах тощо. Віртуальні події у режимі прямої трансляції можуть запропонувати ті самі ключові опції та навіть більше можливостей для нетворкінгу. Наприклад, у пряму трансляцію можна вставити клікабельний банер, який одразу ж переведе глядача на сайт компанії або спеціальну лендинг-сторінку.

Ще одним прикладом є попередньо записаний контент, про який уже згадувалося вище. Попередньо записаний контент може бути частиною прямої трансляції, так само як і релевантний бренд. Такі можливості просування привертають увагу спонсорів.

Збір даних

Інформація у наш час надзвичайно важлива. Якщо знаєте, хто ваша аудиторія, – ви знаєте, що їй потрібно, і, принаймні в теорії, можете це запропонувати. Однак для цього слід постійно аналізувати аудиторію, а лайв-подія – це інструмент, що допомагає зібрати детальну інформацію про своїх глядачів: наприклад, звідки вони вперше потрапили на ваш віртуальний івент, які частини їх найбільше зацікавили, а які відштовхну. Збираючи дані з онлайн-подій, ви можете підвищити рентабельність інвестицій у них, отримати перспективні контакти потенційних клієнтів на майбутнє та зробити наступну віртуальну подію ще кращою. Дослідження стверджують, що 66% респондентів віддають перевагу контактам, отриманим під час вебінарів.

Інтерактивність

Інтерактивні елементи забезпечують кращі враження від заходу – учасники почуваються більш залученими, коли можуть надавати зворотний зв’язок. Такі інструменти, як онлайн-чат, опитування та голосування, дають учасникам змогу взаємодіяти з ведучими та іншими учасниками у режимі реального часу, що дає навіть вищий рівень залучення відвідувачів, ніж на офлайн-заході. Ці функції не лише підтримують інтерес публіки, а й дають організаторам цінну інформацію про враження та ідеї аудиторії. Інтегруючи ці інтерактивні елементи та інструменти у свої віртуальні івенти, організатори можуть створити динамічну, захопливу та успішну віртуальну подію, яка заохотить відвідувачів приходити також і на наступні.

Можливість автоматизації

Часто можна почути, що віртуальну подію простіше організувати. Хоча з цим твердженням можна посперечатися, певною мірою це так. Платформи віртуальних подій пропонують такі можливості, як надсилання віртуальним відвідувачам автоматичних нагадувань про майбутні мітинги або заплановані події. Крім того, використовуючи різні API-інтерфейси на основі штучного інтелекту, ви можете автоматизувати чат-ботів, щоб швидше відповідати на найпоширеніші запитання, або просто підтримувати ентузіазм учасників та запобігати насильству чи поширенню агресивних повідомлень.

Зростання популярності віртуальних подій не означає, що офлайн-події відійшли у минуле. Заходи, що проводяться в реальному житті, все ще можуть бути гарним вибором, якщо це подія місцевого масштабу – наприклад, відкриття нового офісу чи конференція місцевих фермерів. Однак їх також можна зробити у гібридному форматі.

Навіть якби COVID-19 не дав такого імпульсу індустрії віртуальних подій, компаніям і брендам варто глибше поцікавитися плануванням заходів з декількох причин.

По-перше, віртуальні події – це канали, що допомагають залучити аудиторію. Констатуємо очевидне: інтернет давно обігнав телебачення (якщо бути точним, у 2019 році за даними Statista, і розрив між ними лише збільшується), тож ми, безперечно, уже вступили у цифрову епоху. Люди шукають інформацію, взаємодіють між собою, замовляють їжу, здійснюють покупки та навіть працюють в Інтернеті, тоді як компанії шукають більше точок контакту, щоб зміцнити зв’язок з аудиторією та підвищити впізнаваність бренду.

По-друге, віртуальні події – це взаємодія між клієнтами та брендами. Порівняно з соціальними мережами, які також є чудовим інструментом для двостороннього спілкування, віртуальні події сприяють залученню аудиторії. Дослідження показують, що 80% глядачів скоріше подивилися б лайв від бренду, аніж читали, наприклад, блог.

Нарешті, віртуальні заходи – це не лише спосіб привабити клієнтів, але й зберегти прихильників. У сучасному світі віртуальні події стали новою формою розваги. Усе просто: якщо ви розважите своїх глядачів, вони повернуться. Подаруйте їм емоції, яких вони шукають, і вони обов’язково забажають більше контенту. Окрім того, віртуальні події зробили розваги доступнішими для ширшої аудиторії, усунувши географічні бар’єри та спростивши людям доступ до заходів, які вони, можливо, не змогли б відвідати інакше.

Хоча багато хто стверджує, що провести віртуальний захід простіше простого, це, очевидно, не відповідає дійсності. Планування заходів – це складний багатокроковий процес. Щоб успішно провести віртуальний івент, вам потрібна як мінімум платформа з широкими можливостями, технічна підтримка та детальний сценарій. Крім того, коли компанії виходять у світ віртуальних подій, вони стикаються з безліччю проблем. Ось кілька речей, які потрібно пам’ятати, організовуючи онлайн-івент.

Залучення онлайн-аудиторії

За відсутності фізичної взаємодії існує більша ймовірність того, що глядачі втратять інтерес або легко відволікатимуться. Саме тому важливо переконатися, що ваша віртуальна подія є інтерактивною та захопливою від початку до кінця. Навіть якщо ви пропонуєте розважальне шоу, все одно потрібно подумати про те, як посилити залученість віртуальних відвідувачів.

Один з найбільш перевірених і ефективних способів – використання чатів. Запросіть декількох модераторів, які зможуть активно спілкуватися з усіма учасниками у чатах, жартувати, відповідати на запитання та ставити лайки на цікаві повідомлення. Цілком можливо, що, помітивши загальну тенденцію, учасники самі почнуть активніше спілкуватися між собою.

Ще один ефективний спосіб посилити залученість – взаємодія організаторів та ведучих з аудиторією. Вони можуть заохочувати учасників висловлювати свою думку в чаті, запрошувати їх ставити запитання, коментувати відповіді та навіть розігрувати призи. Більше корисних порад щодо залучення аудиторії читайте тут.

Розкажіть аудиторії про свою віртуальну подію

Існує безліч віртуальних подій, багато з яких можуть проходити одночасно з вашою, тож перше завдання, що стоїть перед планувальниками заходів та організаторами майбутніх віртуальних подій та зустрічей – максимально збільшити відвідуваність. Використання каналів цифрового маркетингу, таких як платформи соціальних мереж, і створення візуально привабливої ​​сторінки з кнопками заклику до дії, які важко не помітити, також може допомогти збільшити конверсію. Використання influencer-маркетингу та партнерство з провідними організаціями галузі також може допомогти поширити інформацію про вашу віртуальну подію.

Отже, ви прочитали цей лонгрід аж до цього моменту та твердо вирішили провести успішну віртуальну подію. Але перш ніж узятися до планування та підготовки заходу, слід прояснити певні моменти.

Яка мета вашого віртуального заходу?

Як згадувалося раніше, івенти можуть мати різні цілі, та вони є лише інструментом. Важливо визначити цілі заходу конкретно для вашої компанії – приміром, підвищити впізнаваність бренду, утримати наявних прихильників або розширити цільову аудиторію. Загалом можна спробувати досягти наявних бізнес-цілей через проведення заходів. Проводячи захід без будь-яких очікувань, ви можете опинитися в ситуації, коли він виявиться марною тратою часу, і ви не зможете виміряти його ефективність і зробити висновки, щоб провести наступний івент на вищому рівні.

Крім того, формат івенту також залежить від ваших цілей. Можливо, вам варто організувати віртуальний захід або серію гібридних заходів. Але таке рішення можна прийняти тільки після того, як ви визначитеся з цілями.

Чи проводили ви раніше віртуальні події?

Якщо ви вже організували віртуальну конференцію чи івент – можете проаналізувати вже наявні дані. Таким чином, замість того, щоб покладатися на здогадки, можете використати знання, щоб дати клієнтам те, що їм потрібно. Якщо ваші попередні ідеї для віртуальних заходів не знайшли відгуку у цільової аудиторії – це також результат, з яким можна працювати.

Чи маєте ви надійного технічного партнера?

Якщо ні, знайдіть його. Якщо говорити серйозно, то без когось, хто подбає про технічний бік справи практично неможливо провести успішний івент і впоратися з підготовкою усього заходу самостійно. Технічний партнер відповідатиме за якість трансляції та візьме на себе усі технічні питання. Наприклад, перед вами обов'язково постануть такі завдання, як регулювання освітлення, корекція кольору та налаштування звуку. Крім того, технічний партнер надасть усе необхідне обладнання та персонал для успішної реалізації заходу.

Організатори віртуальних подій і продакшн-компанії є професіоналами, які займаються не лише технічною підготовкою, а й творчою частиною планування подій. Фахівці продакшн-команди допоможуть розробити сценарій, обрати ведучих і локації для майбутніх заходів, а також розробити та встановити сценічні декорації та провести сам захід.

Хочете, щоб ваша віртуальна подія була унікальною?

Індустрія віртуальних подій масштабна і зростає з кожним днем, тож, щоб досягти результату, потрібно виділитися з-поміж загалу. Не обмежуйте свій технологічний арсенал шаблонними методами – натомість спробуйте застосувати інноваційні технології, що допоможуть вашим глядачам зануритися у віртуальну подію. Наприклад, за бажання додайте у свій віртуальний світ VR-, XR- та AR-технології. Вони нині дуже популярні, бо допомагають стерти межу між реальним і віртуальним світами, що особливо цінується, коли мова йде про онлайн-події.

Підсумовуючи, віртуальні заходи вже зарекомендували себе як ефективний та недорогий спосіб для компаній встановити контакт з аудиторією. Крім того, віртуальні події доступні на багатьох платформах і навіть у мобільних додатках. Вони мають безліч переваг, що робить їх незамінними для компаній, які хочуть органічно взаємодіяти зі своїми клієнтами та працівниками. З посиленням тренду на віддалену роботу віртуальні події залишаться так само актуальними та популярними, тож компанії мають бути відкритими до цих технологічних інновацій. Щоб розвиватися у сучасному цифровому світі, варто поцікавитися можливостями, які вони можуть відкрити. Отже, досить чекати! Почніть планувати свою наступну віртуальну подію вже сьогодні та подаруйте своїм прихильникам враження, на які вони заслуговують!